Wie hybride Meetings besser werden

Hybrides Arbeiten hält in vielen Unternehmen Einzug. Damit entsteht für die Projektkommunikation eine neue Möglichkeit für den kostengünstigen und schnellen Austausch, die in Zukunft bleibt. Daher gibt dieser Artikel eine Reihe von Tipps.

Aufgrund der aktuellen Situation (Corona-Pandemie) gewinnen hybride Meetings immer mehr an Bedeutung. Nur, was sind hybride Meetings?

Meeting Management: Was sind hybride Meetings?

Unter hybriden Meetings sind Besprechungen zu verstehen, bei denen einige Teilnehmer sich an einem anderen Ort befinden. Zum Beispiel sind einige Teilnehmer im Home-Office, weitere Teilnehmer nehmen am Meeting aus dem Büro teil und weitere befindet sich an einem ganz anderen Ort.

Oft finden hybride Meetings mithilfe von Videokonferenzen statt. Dabei kennzeichnen diese Meeting ein Mix aus teilweise physischen und virtuellen Zusammenkünften. Infolgedessen stellen hybride Meetings Brücken zwischen Menschen her, die präsent vor Ort sind, und Menschen, die digital zugeschaltet sind. Beispielsweisen halten Führungskräfte hybride Meetings ab. Anbieter von Weiterbildungen veranstalten ihre Seminare in hybrider Form. Unternehmen realisieren mit externen Partnern ihre Meetings.

Jedoch ergeben sich bei solchen hybriden Meetings diverse Probleme. Damit die Umstellung erfolgreich ist, geben wir einige Tipps, die sie gerne ausprobieren können. Denn diese Art von Meetings mögen aktuell ein Trend sein. Gleichzeitig bleiben sie höchst wahrscheinlich In Zukunft ein fester Bestandteil in Projekten. Das Handelsblatt verweist auf eine Umfrage der Strategieberatung McKinsey. Demnach planen „90 Prozent aller Unternehmen in Zukunft hybrid“ zu arbeiten. Das bedeutet, dass sie eine Mischung aus Remote- und Vor-Ort-Arbeit realisieren. (Link: https://www.handelsblatt.com/karriere/new-work/new-work-zeitkiller-hybride-meetings-sieben-tipps-wie-die-zusammenarbeit-zwischen-office-und-homeoffice-besser-gelingt/27621812.html )

Vorteile und Herausforderungen von hybridem Arbeiten in Projekten

Vorteile sind: 

• Alle Projektmitglieder können ihren persönlichen Austausch und ihre Kontakte unabhängig von Ort und Zeit zeitgemäß pflegen.
• Projekte können zügiger stattfinden.
• Flexiblere Wahl bzgl. der Zeiten für die Meetings, da man dafür nicht extra im Büro vor Ort sein muss
• Kostengünstiger, da keine Kosten für den Weg ins Büro anfällt.

Entgegen dieser Vorteile existieren verschiedene Herausforderungen, die erfolgreicher Projektkommunikation im Weg stehen:

• Für alle Beteiligte gilt es, ein einheitliches Erlebnis zu bieten. Dies erfordert eine weitsichtige Moderation.
• Während reine Präsenz-Meetings sehr geringe technische Anforderungen erfüllen müssen, gelten bei Teilnehmern per Remote diese technische Anforderungen als Voraussetzung zur Teilnahme. Diese technischen Anforderungen sind für ein reibungsloses hybride Meeting rechtzeitig sicherzustellen.
• Klare Regeln helfen in „lebhaften“ Teams, damit die Kommunikation vorankommt. Diese Kommunikationsregeln einzuhalten ist eine weitere Herausforderung in hybride Meetings, da Audio-Probleme die Kommunikation beeinträchtigen.
• Viele partizipieren an hybriden Meeting von zu Hause aus. Dadurch könnte ein sehr großes Problem auftreten; die Kamera kommt nicht zum Einsatz. Damit sieht niemand diese Person, sondern hört sie nur, wenn sie spricht. 

Faktoren für erfolgreiche hybride Meetings

Damit Ihre hybride Meetings erfolgreich und produktiv stattfinden, empfehlen wir diese 7 psychologische Faktoren für mehr Zusammenhalt in hybriden Teams zu berücksichtigen (Link: Hybrid führen: 7 psychologische Faktoren für mehr Zusammenhalt in hybriden Teams | impulse ).

Neben „Vertrauen aufbauen“ und das „Beachten von gefühlter Ungerechtigkeit“ gilt für erfolgreiche hybride Meetings darauf zu achten, dass alle Kommunikationspartner Zeit zum Nachdenken und Antworten besitzen. Beispielsweise können ungünstige technische Rahmenbedingungen bei den Remote-Teilnehmern dazu führen, dass sie „nur mit halben Ohr“ dabei sind. 

Ein weiterer Erfolgsfaktor für hybride Meetings ist der Folgende: Rechtzeitig den virtuellen Meetingraum online öffnen. Damit besitzen alle Teilnehmer ausreichend Zeit, selbst wenn ad hoc unerwartete Probleme auftreten.

Ebenso muss die Technik funktionieren, wie der Artikel mit seinen Tipps für hybride Konferenzen zu recht verweist. (Link: Hybride Meetings ## Mit diesen 5 Tipps werden hybride Konferenzen besser )

Zuletzt noch ein sehr, sehr wichtiger Tipp: Denken Sie daran, dass für viele Menschen diese neue Kommunikationsmöglichkeit vielfältige ungewohnte Situationen hervorrufen. Daher lockern Sie die Stimmung hin & wieder auf: Ein wenig Spaß aktiviert die Lachmuskeln und fördert die positive Stimmung. Eine hervorragende Ausgangssituation für erfolgreiche IT-Projekte und produktive hybride Meetings.