Eine der schwierigsten Entscheidungen für Freelancer ist der Stundensatz. Warum? Einerseits kann der eigene Stundensatz zu niedrig sein, so dass am Monatsende von dem generierten Umsatz nach Abzug aller Kosten nichts mehr zum Leben übrig bleibt. Andererseits besteht die Gefahr bei einem zu hohen Stunden- oder Tagessatz, dass die potenziellen Kunden von einer Zusammenarbeit absehen. Zusammengefasst zeigen diese beiden konträren Richtungen die Komplexität bzgl. des „richtigen“ Stunden- bzw. Tagessatzes. Daher widmen wir uns aufgrund eigener Erfahrung dem Thema: Wie berechne ich als Freelancer den optimalen Stundensatz?
Starten wir mit dem ersten Schritt; mit der Ausgangssituation.
Was brauchen Freelancer unbedingt?
Freelancer sind Unternehmer (m/w/d). Demzufolge unterliegen sie einer Vielzahl an Gesetzen. Eines dieser Gesetze verlangt von Unternehmen – im Gegensatz zu Non-Profit-Unternehmen (kurz: NGO) – das Erzielen von Gewinn (Profit). Eine Ausnahme gilt es zu kennen. Wenn Sie gerade mit der Freelancer-Tätigkeit starten, dann müssen Sie noch keinen Gewinn zwingend erwirtschaften. Denn in der Anfangsphase fallen typischerweise zahlreiche Kosten an. Gleichzeitig müssen Projekte gewonnen werden, um Umsatz zu generieren.
Wer bestimmt dies?
Die Frage lässt sich sehr schnell beantworten: Das Finanzamt. Dies heißt konkret, dass Sie in der Regel ab dem 3. Geschäftsjahr Gewinne erzielen sollten. Sollten Sie dieses Ziel nicht erreichen, dann könnte das Finanzamt ihre Selbständigkeit als Liebhaberei deklarieren. Infolgedessen sind Sie nicht mehr Selbständigkeit.
Diese Ausgangssituation müssen Sie auf jeden Fall für das Berechnen Ihres Stundensatzes als Freelancer kennen.
Gleichzeitig stellt der erwirtschaftete Gewinn in einem Geschäftsjahr das zu versteuernde Einkommen dar. Parallel stellt der Gewinn noch einen sehr wichtigen Aspekt für das eigene Unternehmen dar: Er ist die Grundlage für die Investition in die Zukunft des eigenen Unternehmens.
Neben dem erwähnten Gewinn müssen Sie über die eigenen Kosten im Unternehmen Kenntnis besitzen. Jene unterteilen sich fixe und variable Kosten. Logisch ist, dass die Kosten wesentlich geringer sein sollten als der Umsatz. Nur dadurch entsteht Gewinn.
Jetzt könnten Sie sich fragen, wie hoch sollte der Gewinn sein? Dafür verweisen wir auf einen Artikel, der sich mit der Frage: „Wie viel Prozent Ihres Jahresumsatzes bleiben Ihnen im Schnitt als Gewinn übrig?“ auseinandersetzt. Damit erhalten Sie Anregungen für die eigene Gewinnquote.
Was sind Fixkosten?
Fixkosten sind Ausgaben. Diese fallen regelmäßig und in konstanter Höhe an. Zum Beispiel zählt die Büromiete zu den Fixkosten. Fixkosten kennzeichnen, dass ihre Beträge in regelmäßigen Abständen – oft monatlich – auftreten und gleichzeitig verursachen sie konkrete, relativ gleichmäßige Kosten. Damit lassen sie sich sehr gut in der eigenen Finanzplanung kalkulieren.
Wissenswert ist, dass einige Fixkosten monatlich zu zahlen sind. Während andere Fixkosten vierteljährlich oder jährlich anfallen; beispielsweise Jahreslizenzen für Software oder Versicherungsbeiträge.
Die fixen Kosten werden in der Regel als laufende Kosten bezeichnet. Denn Sie müssen diese Ausgaben tätigen, um grundsätzlich Ihr Angebot am Markt anbieten zu können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mal mehr oder weniger verkaufen.
Gemäß der unternehmerischen Formel – Kosten sind zu minimieren, Gewinn ist zu maximieren – sollten Sie die eigenen Kosten stetig im Blick haben. Steigen die Fixkosten, dann wirkt sich dies wohlmöglich auf den Stundensatz aus.
Folgende Beispiele zeigen Ihnen typische fixe Kosten bzw. Betriebskosten:
- Bankgebühren
- Miete
- Strom
- Telefon & Internet
- Softwarelinzen
- Versicherungen
- Finanzierungskosten
- Buchaltungskosten
Was sind variable Kosten?
Variable Kosten sind ebenfalls Ausgaben wie die Fixkosten. Jedoch unterscheiden sie sich von den Fixkosten vor allem daran, dass sie von Monat zu Monat unterschiedlich sind. Entsprechend besitzen die variablen Kosten die Möglichkeit, dass sie notfalls eingespart oder zeitlich in die Zukunft verschoben werden können. Damit entsteht in einer finanziell schwierigen Situation ein gewisser spontaner finanzieller Freiraum.
Variable Kosten werden im Gegensatz zu den erwähnten Fixkosten als umsatzabhängige Kosten bezeichnet.
Unter dem Strich halten wir an dieser Stelle fest: In die Berechnung des eigenen Stunden- bzw. Tagessatzes muss der gewünschte bzw. geforderte Gewinn inkludiert sein. Weiterhin müssen wir unsere eigenen Kosten im Unternehmen kennen, die sich aus den Fixkosten zusammen mit den variablen Kosten als Gesamtkosten des Unternehmens ergeben.
So berechnen Sie als Freelancer ihren Stundensatz
Die Grundlage bildet für Freelancer die zur Verfügung stehende Zeit je Monat. Dementsprechend stehen 30 bis 31 Tage je Monat zur Auswahl. Jedoch kommen lediglich 21 Arbeitstage in Frage für das Berechnen des Stunden- bzw. Tagessatzes.
Zahlreiche Studien widmen sich dem Thema Tagessatz für Freelancer. Für unser Rechenbeispiel nehmen wir einen Tagessatz in Höhe von Netto 800,00 EURO an.
Zusammen genommen sind dies bei 21 Tagen ein monatlicher Netto-Umsatz von 16.800,00 EURO (Jahres-Netto-Umsatz i.H.v. 201.600,00 EURO). Jedoch kommen jetzt weitere Faktoren hinzu, die sich auf den monatlichen Netto-Umsatz auswirken. Dazu zählen Urlaubstage, Feiertage, Weiterbildungsseminare, Krankheit, Klausurtage. Diese können Sie ihren Kunden nicht in Rechnung stellen. Demzufolge müssen diese Tage von den potentiellen Tagen abziehen.
Hinzu kommt noch folgender Aspekt, welchen Sie bedenken sollten: Aufgrund dieser Tage können Sie statt 12 Monate am Ende höchstwahrscheinlich nur 10 Monate in Rechnung stellen. Dies heißt, dass Sie in 10 Monaten den Umsatz für 12 Monate erwirtschaften müssen. Zusätzlich erwirtschaften Sie in diesen 2 Monaten keinen Umsatz. Dennoch müssen Sie diese 2 Monate in der Berechnung für den Stunden- bzw. Tagessatz bedenken. Wenn nicht, dann könnte Ihre Finanzplanung am Jahresende ein Saldo aufweisen.
Berechnen wir den aktuellen Tagessatz mit den nicht abrechenbaren Tagen wie bereits oben vorgestellt:
| Tage | Abrechenbar in % | Netto-Umsatz in EURO/mtl. |
| 21 | 100 | 16800 |
| ~16 | 75 | 12800 |
| ~ 13 | 60 | 10400 |
| ~11 | 50 | 8800 |
Anhand dieser Tabelle zeigt sich, je weniger potenzielle Arbeitstage abzurechnen sind, desto weniger Netto-Umsatz je Monat erwirtschaften Sie. Auffallend ist die enorme Differenz zwischen dem höchsten (16.800 EURO) und niedrigsten (8.800 EURO) Wert.
Fahren wir fort mit der Berechnung für Ihren Stundensatz als Freelancer.
Bisher gehen wir bei dem Tagessatz davon aus, dass wir den ganzen Tag für unsere Geschäftskunden unsere Leistungen erbringen. Die Realität sieht jedoch anders aus. Einerseits führen wir nicht jeden Tag Kundenprojekte durch. Andererseits zählen zu den Aufgaben von Freelancer bürokratische Aufgaben. Diese können Sie ihren Kunden nicht in Rechnung stellen.
| Tage | Abrechenbar 90 % | Abrechenbar 80 % | Abrechenbar 70 % |
| 21 | 16800 | ||
| ~16 | 11520 | 10240 | 8960 |
| ~ 13 | 9360 | 8320 | 7280 |
| ~11 | 7920 | 7040 | 6160 |
Wenn wir wieder den höchsten und niedrigsten Wert vergleichen, dann existiert eine Differenz in Höhe von 5.360,00 EURO Netto-Umsatz je Monat. Gleichzeitig fällt auf, wie wenig monatlicher Netto-Umsatz im Vergleich zum 1. Zahlenwert (16.800 EURO) noch vorhanden ist.
Fügen wir jetzt in diese Tabelle die Tages- bzw. Stundensätze hinzu:
| Tage | Abrechenbar 90 % | Abrechenbar 80 % | Abrechenbar 70 % | ||||||
| Monat | Tag | Stunde | Monat | Tag | Stunde | Monat | Tag | Stunde | |
| 21 | 16800 | 800 | 100 | ||||||
| 16 | 11520 | 720 | 90 | 10240 | 640 | 80 | 8960 | 560 | 70 |
| 13 | 9360 | 720 | 90 | 8320 | 640 | 80 | 7280 | 560 | 70 |
| 11 | 7920 | 720 | 90 | 7040 | 640 | 80 | 6160 | 560 | 70 |
Auffallend die Spanne sowohl bei den Tagessätzen genauso bei den Stundensätze. Dabei steigen laut einer aktuellen Studie von Gulp die All-inclusive-Stundensätze gegenüber dem Vorjahr. Interessant ist, dass 48,9 % der Befragten aus dieser Studie sich bei dem Berechnen ihres Stundensatzes anhand des Marktwertes orientieren.
Wir hoffen, dass wir mit diesem Artikel für das Berechnen des Stundensatzes eine bessere Orientierung liefern. Denn die Orientierung am Marktwert kann für Sie am Ende bedeuten, dass Sie zwar Umsatz generieren aber leider gleichzeitig nicht kostendeckend wirtschaften.
Kosten
An dieser Stelle widmen wir uns den Kosten, die ebenfalls zu berücksichtigen sind. Damit meinen wir folgende individuelle Kosten für:
- die Pflege- und Krankenversicherung,
- die Altersvorsorge (Versicherung, Immobilie usw.) und
- die Einkommenssteuer sowie
- zum Teil der Solidaritätszuschlag.
Im besten Fall (Best Case) mit den maximalen verfügbaren Tagen, der maximalen Auslastung und der geringsten Kosten steht am Ende des Monats ein verfügbares Einkommen in Höhe von rund 9.200 EURO.
Dagegen im schlechtesten Fall (Worse Case) mit den geringsten verfügbaren Tagen und der geringsten Auslastung sowie der höchsten Kosten verbuchen wir am Monatsende ein verfügbares Einkommen in Höhe von rund 4.000 EURO.
Unter dem Strich
Unter dem Strich bleiben für einen Solopreneur/Freelancer bei einem Tagessatz von 800 EURO Netto im schlechtesten Szenario 4.000 EURO im Monat als verfügbares Einkommen übrig.
Wer sich weiter zum Thema – Stundensatz berechnen als Freelancer – informieren will, dem empfehlen wir diesen lesenswerten Artikel, der drei Beispielrechnungen zeigt, was von rund 1000 Euro Beraterhonorar übrig bleibt (Nur Premium-Mitglieder).
Informativ ist dieser Kalkulator für den Stundensatz von Gulp. Probieren Sie diesen gleich aus!
Wenn Sie weitere Fragen zu diesem sehr wichtigen Thema besitzen, dann kontaktieren Sie uns. Unter dem Strich profitieren Sie von unserer geballten Expertise aller IT-Freelancer in unserem Verband.
